Einen Weihnachtsbrief an all Ihre Patienten, oder einen Brief an alle Altersheiminsassen, mit persönlicher Begrüssung schreiben Sie wie folgt:
Drücken Sie auf EXPORTIEREN, dann erhalten Sie die Datei desktop\PatientAddresses.xls. Diese Datei enthält all Ihre 4321 Patientenadressen, aber auch das Feld BEMERKUNG sowie die 4 kurzen namenlosen Felder unten rechts. Sie sortieren/filtern mit MS ExCel die gewünschten Adressen heraus, und saugen diese Adressen anschliessend in Ihren mit MS Word erstellten Serienbrief. PatientAddresses ist eine tab-separierte TXT-Datei, keine echte Excel-Datei.
Erstellen wir also unseren Serienbrief Schritt für Schritt:
Für einen Serienbrief brauchen wir zunächst eine Adressliste, zB aus einer ExCel-Liste.
Diese erhalten wir zB via Bildschirm PATIENT, dann EXPORT:
Die erhaltene ExCel-Tabelle können wir geeignet sortieren und filtern.
Also zB nach Adresse sortieren, dann alle Adressen löschen, ausser unsere Altersheimpatienten.
Im Bild ist noch gezeigt, mit welcher Formel wir aus einer Angabe wie F oder M eine individuelle Anrede hervorzaubern.
Danach erstellen wir einen ganz normalen Weihnachtsbrief, also Briefname.doc. Besonders gerührt ist der Empfänger, wenn Sie im Brief zuunterst auch Ihre Unterschrift als eingescanntes Bild einfügen. Die Anrede und Adresse lassen wir noch weg.
Nun wählen wir den Seriendruck-Assistenten:
Wir gehen Schritt für Schritt vorwärts (oder nochmals rückwärts, falls etwas schief ging). Wir wählen die bestehende Datei PatientAddresses.xls als Adressliste aus. Danach fügen wir die Adress- und Anredefelder in unserem Brief ein:
Verwenden Sie direkt die Taste SERIENDRUCKFELD-EINFÜGEN (die Tasten ADRESSBLOCK oder GRUSSZEILE überlassen wir eingefleischten Microsoft-Fans). In obigem Beispiel haben wir die Adressfelder und die Anrede bereits eingefügt; momentan sind wir daran, das Geburtsdatum des Patienten einzufügen und im Text einzuflechten, sodass der Patient glaubt, man habe wirklich ganz speziell an ihn gedacht.
Zu guter Letzt senden wir all unsere persönlichen Briefe an unseren Drucker:
danach:
Solche Serienbriefe können Sie völlig unabhängig von ELIGO, mit lediglich MS Office erstellen; dementsprechend fügen Sie die Personalien etwas anders in den Brief ein als wenn Sie aus ELIGO heraus einen Brief an einen Patienten schreiben.
Oben wurde MS Word 2010 verwendet; natürlich funktioniert es auch mit MS Word neueren Datums, wenn auch mit 13 zusätzlichen Features.