Briefe an ein Spital, an eine Arztpraxis oder an eine Amtsstube etc haben eines gemeinsam: sie gehen an Adressen, die Sie immer wieder brauchen und daher nicht jedesmal abtippen sollten.
Betrachten wir den Musterbrief tplB_Spital.doc:
Schreiben wir nun mit dieser Vorlage aus ELIGO heraus einen Brief:
ELIGO prüft zuerst Ihren Musterbrief, und findet ein Feld von der Sorte %AAL...%, also ein Feld einer Korrespondenzadresse.
Daher öffnet ELIGO noch das Formular zur Auswahl der Adresse:
Das Feld EAN ist übrigens in GRAU geschrieben, da es in unserer Briefvorlage nicht vorkommt.
Der Benutzer hat im Feld Nachname MUS eingegeben, und ELIGO schlägt die bereits bekannte Adresse von Dr MUSter vor. In Hellgrün, da die Angaben noch nicht eindeutig sind - wir haben noch eine Frau Muster hinterlegt.
Wir schliessen das Adressformular, und ein MS WORD-Brief geht auf: so sieht er aus:
Perfekt, oder ? Nicht ganz, das Wort "Fax", ohne Nummer, stört. Vielleicht wäre es besser, im Briefmuster die Wörter "Tel" und "Fax" wegzulassen. Steht auf dem Brief dann 044-999 88 77, sieht jedermann, dass es eine Telefonnummer ist, ist die Telefonnummer aber nicht in der Adressliste drin, so bleibt diese Zeile hübsch schneeweiss.
Der nächste Brief gehe an einen Spitalarzt:
So sieht das Resultat aus:
Der nächste Brief, an die ärztliche Leitung des Spitals:
Das Resultat...
...ist noch nicht berauschend: wir haben unschöne Leerzeilen in der Adresse. Es gibt 3 Lösungen:
- wir lassen es so, denn time is money.
- wir löschen die Leerzeilen rasch von Hand, in diesem Brief.
- wir erzeugen für Institutionen eine separate Briefvorlage (also zB tplB_Praxis.doc und neu noch tplB_Institution.doc)
Der nächste Brief gehe an einen Würdenträger mit speziellem Titel:
Hier wird der Titel am besten direkt in das ANREDE-Feld hineingepackt. Das Resultat sieht dann so aus:
Wir löschen im WORD nun den falschen (vorgedruckten) DR, und machen einen Zeilenumbruch zwischen FRAU und PROF, und schon sieht der Brief wieder perfekt aus.
Und wieso wird der Titel, also DR oder PROF DR, nicht überall in das Feld ANREDE geschrieben ?: weil wir so den Zeilenumbruch nicht an die gewünschte Stelle (zwischen HERR und DR) bringen würden. - Gemäss unserem Vorschlag sind also 95% aller Fälle automatisch gelöst, und die restlichen Fälle sind schnell selbst korrigiert.
Wenn Sie sicher gehen wollen, dass ein med. prakt. nicht aus Versehen als Dr bezeichnet wird, so füllen Sie das Feld ANREDE mit Herr med. prakt. aus.
Fragen und Antworten:
Kommt es beim Adressen suchen auf Gross- und Kleinbuchstaben an ?
ELIGO findet Ihre Adresse, auch wenn Sie Gross- und Kleinbuchstaben falsch eintippen.
Doch Vorsicht: ELIGO meint dann, Sie wollten den Eintrag geringfügig korrigieren, und aus Dr. Gross wird Dr. gross.
Eine Praxis ist umgezogen. Wie korrigiere ich ein- für allemal die Strasse des Arztes ?
Zuerst halten Sie alle Angaben, die noch stimmen, fest:
Sie tippen also über alle grünen Buchstaben Ihre eigenen scharzen Buchstaben. Oder einfacher, sie klicken in jedes korrekte Feld hinein, dann drücken Sie die Pfeil-nach-rechts-Taste Ihrer Tastatur, so werden die grünen Buchstaben ebenfalls schwarz.
In unserem Fall wechselt Strasse, PLZ und Ort - Name und Tel bleiben hingegen.
Nun schreiben Sie einfach die neue Strasse, PLZ und Ort in die momentan noch grünen Felder. Anschliessend wählen Sie ein letztes Mal die alte Adresse aus, und klicken auf ADRESSE LÖSCHEN
Wenn Sie die selbst geschriebenen Briefe in ELIGO ablegen, ist es naheliegend, dasselbe auch mit erhaltenen Dokumenten zu tun, sei es mit dem pdf-Analysebericht, den Ihr Laborgerät ausspukt, sei es mit dem digitalen Röntgenbild, das Sie per Email oder auf CD erhielten. Mehr dazu im nächsten Kapitel !